눈 코 뜰 새 없이 바쁜 업무, 직장 생활을 하다 보면 끝내도 끝내도 다시 또 업무가 쌓이곤 하죠. 이렇게 업무가 쌓이는 경우에는 효과적인 스케줄 관리를 통해 우선 순위를 정하고 업무를 마무리 하는 단계가 꼭 필요하답니다. 특히, 일뿐 아니라 학습까지 병행하시는 분들이라면 업무 스케줄을 꼼꼼하게 정리해두는 것이 좋아요! 오늘은 효율적인 업무를 할 수 있도록 도와줄 수 있는 업무리스트 작성 하는법에 대해 소개해 드리려고 합니다!
업무리스트 작성하기
업무리스트 작성은 개운한 하루의 시작을 위해, 매일 아침 업무를 시작하기 전에 적어야 하는데요. 오늘 해야 할 일들을 쭉 나열해서 적는 것이 우선이에요. 업무리스트는 특정 노트를 지정해서 적어도 좋고, 자기만의 양식을 만들어 사용하는 것도 좋습니다. 혹은 편리성을 위해 매번 책이나 책상 위에 붙일 수 있도록 포스트잇에 적어두는 것도 괜찮은 방법이랍니다!
업무리스트에는 내가 해야 할 업무와 업무 마감 기한 순서, 중요도, 업무 외에 해야 할 일 등을 적어두는데요. 만약 마감 기한이 얼마 남지 않았거나 중요한 업무 일 경우에는 따로 표시를 해두셔야 해요. 목록 중 표시가 되어 있는 순서대로 진행할 수 있기 때문에 업무 처리에 효과적이랍니다.
또한, 업무를 처리 하는 데 있어 목표 시간을 함께 적어두면, 기한 없이 일을 처리하는 경우보다 더욱 효과적인 시간 관리가 가능해요. 다 끝낸 업무에는 끝냈다는 표시를 해둡니다. 하루가 끝나고 나면, 퇴근 전 그 날의 남은 업무가 마감 기한의 여유가 있는 경우 다음날의 업무리스트 상단에 기재해두는 것도 잊지 마세요!
업무리스트 작성의 장점
업무리스트를 작성하는 경우의 가장 큰 장점은 계획적이고 효율적이라는 점입니다. 업무를 모두 기록해 둘 경우, 일정 관리가 쉬워 효율적으로 시간을 분배하고 관리할 수 있고요. 업무 일정을 깜빡 하고 빠뜨리거나, 마감 기한을 착각하는 등의 실수를 줄여줄 수도 있어요. 이에 따라 내가 해야 할 일의 전체적인 업무의 흐름을 파악할 수 있고, 그 덕에 원활한 업무 처리가 가능한 것이죠!
또한, 끝낸 업무를 따로 표시해 확인할 수 있게 되면서 내가 일을 마쳤다는 성취감을 얻을 수도 있습니다. 수많은 업무들을 하나하나 완성해나가는 걸 보면 일 하고 싶은 마음도 쑥쑥 늘어나겠죠? 차후에 업무에 관련된 자료나 기록을 찾을 경우에도 요일 별로 기록되어 있는 업무리스트를 참고하면 도움이 되니 업무리스트 작성하는 것이 여러모로 유용하답니다~!
포스트잇을 활용한 업무리스트
종이 한 장에 정리하기 불편하신 분들은 벽 또는 게시판과 포스트잇을 활용해보시는 것은 어떨까요~? 방법은 아주 간단합니다. 위의 사진과 같이 빈 공간에 "To do", "Doing", "Done", 세 구역으로 나누어주세요. 물론, 영어 대신 "해야 할 일", "진행 중인 일", "끝낸 일"로 적어도 된답니다. 이렇게 나눠진 각각 공간에 해야할 일과 관련 정보를 적은 포스트잇을 업무 진행 상황에 맞게 붙이고, 옮기면 되는데요. 현재 업무량과 진행상황을 한 눈에 확인할 수 있다는 점이 있어 유용하게 활용할 수 있습니다~! 한 장에 정리해두는 업무리스트와 이 방법을 함께 활용하면 더욱 더 효율적인 업무 일정 관리가 가능하겠죠~?
업무리스트 어플리케이션 ‘ 플랜플러스 플래너’
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<플랜플러스 플래너 화면 모습>
효율적인 업무 일정 관리를 위해 업무리스트를 작성하고는 싶은데, 손으로 작성해야 하는 게 영~ 불편하신 분들 계시죠? 그런 분들을 위해 스마트폰으로 업무리스트를 작성하실 수 있도록 어플리케이션 하나를 추천해드리려고 합니다. 바로 ‘플랜플러스 플래너’인데요. 깔끔한 디자인과 편한 사용법으로 어렵지 않게 사용하실 수 있고요, 플래너로 유명한 '프랭클린 플래너'의 어플리케이션 버전이기 때문에 체계적인 구성으로 갖춰진 플래너를 스마트폰으로 간편하게 이용할 수 있답니다.
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<플랜플러스 플래너 화면 모습>
플랜플러스 플래너는 해야 할 업무 내용과 업무의 우선순위 및 진행 상황을 모두 입력할 수 있습니다. 게다가 우선순위를 총 9단계로 나누어 세심하게 등록할 수 있고, 업무 기록 순서에 상관 없이 우선순위별로 자동 정렬이 기능이 있어요. 진행 상황은 완료•진행 중•연기 등으로 나뉘어 현 상태를 다양하고 꼼꼼하게 표시할 수 있답니다. 이와 같은 업무들에 대한 더 자세한 내용을 등록할 수 있도록 업무 별 추가 기록이 가능하고요, 업무의 기한을 체크하기 위한 날짜나 시간 단위로의 입력도 할 수 있습니다. 하루 일정을 짤 때 도움이 될 수 있도록 예정일정 메뉴가 구성되어 있어, 하루 단위로 시간표를 짤 수도 있어 효과적인 시간관리를 할 수 있답니다. 물론, 한 달 단위의 캘린더도 포함되어 있고요! 업무리스트 작성에 있어 가장 기본적인 기능들만 모아둔 어플리케이션이니 업무 일정 관리가 더욱 쉬워지겠죠~?
“에이, 귀찮아서 업무리스트를 어떻게 작성해?”라고 생각하셨던 분들, 오늘 알려드린 업무리스트 작성법을 읽으니 생각이 좀 바뀌셨나요~? 처음 시작할 때는 귀찮고 신경 쓰이는 일이겠지만, 몸에 차차 익고 나면 하루의 업무를 시작하는 기분 좋은 신호탄이 될 거에요. 꾸준한 업무리스트 작성을 통해 업무 처리, 시간관리 등 모든 방면에서의 효율성을 높여보시는 건 어떨까요~?
원문출처 : http://knou1.tistory.com/2511
